Quản lý vận hành dự án nhà ở rất phức tạp và các vấn đề phát sinh trong thời gian dự án đã đi vào vận hành thường khó giải quyết, ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ giữa chủ đầu tư, cư dân và ban quản lý.

Việc vận hành dự án đòi hỏi đơn vị có nhiều kinh nghiệm chuyên môn, nắm rõ các bước từ xây dựng phương án quản lý, phương án giao thông, hệ thống điều hòa, đèn điện, cảnh quan, làm rõ các yếu tố chung - riêng đến lên kế hoạch chi phí vận hành.

Trong khi đó, nhiều dự án chưa xem xét toàn diện các yếu tố vận hành trong thiết kế kiến trúc, hệ thống kỹ thuật... và vô hình trung tạo áp lực cho công tác vận hành ngay khi dự án được đưa vào sử dụng.

Hơn nữa, pháp luật hiện chưa quy định việc phải xác định rõ ràng một cách chi tiết các cấu phần thuộc phạm vi sở hữu chung - riêng trong thiết kế, phê duyệt dự án nên thực tế áp dụng còn nhiều khó khăn.

Tuy nhiên, theo bà Vũ Kiều Hạnh, Giám đốc bộ phận quản lý bất động sản, Savills Hà Nội, những vấn đề này hoàn toàn có thể tránh được nếu dự án được thiết kế và lập kế hoạch hợp lý ngay từ thời điểm ban đầu.

Các vấn đề về vận hành liên quan mật thiết tới những bước đầu xây dựng dự án có thể kể đến như giao thông trong tòa nhà, bao gồm cả giao thông trục đứng và trục ngang.

Nếu giao thông không hợp lý sẽ gây xung đột, khó khăn cho các nhóm có mục đích di chuyển khác nhau trong tòa nhà. Hơn nữa, việc lắp đặt hay sử dụng các thiết bị nhằm phân luồng, dẫn hướng giao thông chưa hợp lý, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn.

Tiếp đó, việc sử dụng dây chuyền công năng, trang thiết bị chưa phù hợp cũng khiến quản lý vận hành gặp khó.

Cụ thể, dự án có thể thiếu phòng chức năng, trang thiết bị cần thiết, sử dụng vật liệu, cây cối hay đồ nội thất chưa phù hợp, chưa có các phân định chặt chẽ từ đầu giữa các nhóm người sử dụng dự án, chưa phân tách được quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa chủ sở hữu trong các khu phức hợp.

Các thiết kế nếu chưa đúng tiêu chuẩn, chưa phù hợp với quy mô và công năng của dự án sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro cho cư dân hoặc khách thuê, gây khó khăn cho quá trình vận hành.

Mặt khác, nhiều dự án gặp khó khăn trong vấn đề quản lý chi phí vận hành do ngay từ thời điểm phát triển ban đầu, dự án chưa xem xét đầy đủ các yếu tố vận hành khi tính toán chi phí đưa vào hợp đồng mua bán.

Điều này đã dẫn tới thiếu quỹ vận hành sau này, thậm chí chưa tính toán đến các kịch bản tài chính khác nhau để chuẩn bị dòng tiền hợp lý.

Các đơn vị phát triển dự án chưa theo sát các thay đổi liên tục về thị trường, luật, chính sách thuế, mô hình tài chính và tình hình tài chính… để cân nhắc giải pháp tài chính phù hợp đối với chi phí vận hành và bảo trì.

Đặc biệt, đối với các dự án phức hợp, nhiều chủ đầu tư chưa hình dung, thiết lập và thỏa thuận được nghĩa vụ tài chính đối với các chủ sở hữu.

Để tránh rắc rối khi vận hành, bà Trần Minh Ái, Giám đốc cấp cao bộ phận quản lý bất động sản, Savills TP. Hồ Chí Minh cho rằng, các dự án cần sử dụng đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, tham gia từ giai đoạn đầu của dự án.

Các đơn vị này sẽ tư vấn giúp dự án có thiết kế kiến trúc và cơ điện hợp lý, từ đó đưa ra các đề xuất phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Ngoài ra, việc tính toán chính xác chi phí chuẩn bị vận hành, chi phí vận hành của dự án, mô hình phân bổ chi phí, các kịch bản, mô hình tài chính của dự án cũng cần được lưu tâm.

Đồng thời, việc phân tích các diện tích sở hữu trong dự án cũng là một vấn đề cần xem xét từ thời điểm đầu tiên khi xây dựng quy hoạch tổng thể.

Dự án cần phân loại các loại diện tích sở hữu để rõ ràng về diện tích sở hữu chung - riêng, bao gồm diện tích thuộc sở hữu của nhà nước, diện tích sở hữu chung của toàn dự án, sở hữu riêng của trung tâm thương mại (nếu có), sở hữu riêng của chung cư, sở hữu riêng của văn phòng.

Chủ đầu tư cần biết rõ sẽ có bao nhiêu loại hình sở hữu trong dự án, từng vị trí, thiết bị trong tòa nhà thuộc sở hữu của ai, được sử dụng bởi ai và được quản lý bởi ai.

Ngoài ra, chủ đầu tư cần biết rõ doanh thu hoặc chi phí trong quá trình vận hành sẽ thuộc về ai hoặc trách nhiệm của ai. Điều này có thể dễ dàng được xử lý thông qua các bước nhận định và mã hóa bản vẽ theo từng loại hình diện tích sở hữu.

Việc đề xuất quyền và nghĩa vụ của từng chủ sở hữu đối với từng loại diện tích sở hữu và xây dựng bộ nội quy phù hợp với thiết kế và tính chất của dự án cũng là những giải pháp quan trọng, bà Ái phân tích thêm.

Việc tính toán và cân nhắc các phương án vận hành tại thời điểm dự án mới được lên ý tưởng là chìa khóa để giảm thiểu các vấn đề tranh chấp sau khi đưa dự án vào hoạt động.

Hơn nữa, năng lực điều hành và kinh nghiệm vận hành của đơn vị quản lý được đánh giá là yếu tố chính trong hoạt động quản lý, sử dụng bất động sản. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sinh hoạt của các cư dân, khách thăm quan hay khách thuê dự án.

Vì vậy, trước hết, các dự án cần tìm kiếm đơn vị quản lý chuyên nghiệp, có trình độ và để các đơn vị này tham gia sớm từ những bước đầu tiên khi xây dựng kế hoạch dự án nhằm đảm bảo tính toán kỹ lưỡng các trường hợp, duy trì tính minh bạch và giảm thiểu những rủi ro cần thiết sau khi dự án được đưa vào hoạt động.

Việc này có ý nghĩa đối với hiệu quả của dự án, từ mặt sử dụng không gian cho tới vận hành, đảm bảo ổn định tài chính, quản lý rủi ro và gia tăng trải nghiệm đối với cư dân, khách thuê sau này. Cách làm này sẽ đảm bảo, thậm chí gia tăng giá trị cho dự án bất động sản, dù là dự án nhà ở hay thương mại.